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今回は、【成果を上げる会議の方法 その1】効果的な会議 7つの鉄則 について書いていきたいと思います。
会議は必要？
みなさん、会議に関してどんなイメージをお持ちですか？
時間がかかる、なかなか物事が決まらない、時間の無駄では？、など、中にはあまり良いイメージを持っていない方もいらっしゃることでしょう。
しかし、会議はとても重要なツールです。
アフリカに、『早く進むには一人で、遠くへ行くには皆ですすむべし』、という意味のことわざがあります。
ビジネスで会議を行う意義は、まさにこのことわざに現れています。
一人で物事を決めた方が早いですが、皆で効果的な会議を行うことで、複数の意見を取り入れ、自分一人では解決できなことを解決したり、より効果的に成果につなげることも可能となります。
効果的な会議を行うことは、成果を上げるために非常に有効な手段であると言えますね。
効果的な会議 7つの鉄則
社内ではミーティング、打ち合わせなど、大小ありますが、会議を行う機会は多いと思いです。
会議は、成果を上げる為に、非常に有効な手段であると、お伝えしました。
しかし、ただ会議を行えば良いわけではありません。
注意しなければ、ただただ時間を浪費し、何も決まらず、得るもののない会議となってしまうこともあります。
タイムイズマネーの忙しいビジネスのシーンで、そういった会議は避けねばなりません。
会議の目的を明確にする
まず一番大切なのは、目的を明確にすることです。
なんのためにこの会議を開催するのか？
定例の会議であっても、しっかりと明確にしておきましょう。
会議をすることが目的になってしまったら、貴重な時間を無駄にしてしまうことになります。
目的に応じて参加者をきめる
行う会議の目的に応じて、参加者をきめることも重要です。
アイデア出しをするのであれば、いろいろな視点から意見を出すために、背景の違う参加者に参加してもらうと良いですし、決め事をするのであれば、意思決定者に初めから参加してもらうと、スムーズにことが進みます。
ただし、参加者が多ければ良いわけではありません。
活発な意見交換をするためには、目的に応じて必要な参加者を募り、かつ、必要最低限の人数が望ましいです。
時間を区切る
議論が盛り上ると、ついつい時間を忘れてしまいがちです。
しかし、タイムイズマネーのビジネスシーンに置いて、延々と会議に時間を費やすべきではありません。
あらかじめ、どのくらいの時間で、どこまで決めるかを提示した上で、会議を行うことがよいでしょう。
人の集中力は、もって約1時間とされています。
会議の目的に応じて、適切な時間をあらかじめ決めるようにしましょう。
役割をきめる
会議をはじめる際に、役割をきめておくことも重要です。
何も決めずに会議を始めてしまうと、スムーズに進行することが難しくなります。
司会、書記、タイムキーパーなどをきめて、それ以外の人は意見出しに集中できる環境をつくりましょう。
司会は意見を促す
さらに、司会は周囲の意見を満遍なく引き出すことが大切です。
司会者の発言ばかりで、他の参加者があまり意見できないような環境になってしまうようでは、会議を行う意味がありません。
活発に意見を交わすためにも、上司は司会にならず、オブザーバーとして参加するのも一つの手です。
意見を非難しない
これは参加者全員意識すべきことです。
出た意見を非難してしまうと、自分の意見も非難されるのでは？、と萎縮し、意見が出にくい環境となってしまいます。
会議の冒頭にグランドルールをきめるなどして、出た意見は一度受け止めるという姿勢で、会議を行うことが大切です。
記録に残す
会議をせっかく行ったのに、何も記録に残さないのは非常にもったいないことです。
書記を設定し、議事録をしっかり残すようにしましょう。
人の記憶には限界があります。
数人の小規模なミーティングであっても、議事録はとり、記録を残すようにしましょう。
議事録の内容は、ポイントを記載すること、誰が見ても理解できる内容にしておくことが大切です。
効果的な会議 7つの鉄則
まとめ
・会議の目的を明確にする
・目的に応じて参加者を決める
・時間を区切る
・役割を決める
・司会は意見を促す
・意見を非難しない
・記録に残す
いかがでしたでしょうか。
今回は、【成果を上げる会議の方法 その1】効果的な会議 7つの鉄則 について紹介致しました。
記事の中に、皆様の参加となる点が少しでもあれば幸いです。
ご興味ございましたら、他の記事も是非ご覧下さい。
最後まで読んで頂きありがとうございました。
【更新日2020/02/24】
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